PERBEDAAN, PERSAMAAN, TUGAS DAN FUNGSI SEKRETARIS DAN PENULIS

BAB I

PENDAHULUAN

A.     Latar Belakang

Tugas, fungsi dan ruang lingkup dari seorang sekretaris dan penulis mungkin sebagian orang menganggap memiliki istilah yang sama, karena tugas dan fungsi dari masing-masing bagian itu hampir mirip jika dipikir secara sepintas padahal semuanya itu mempunyai tugas dan fungsi yang berbeda-beda. Oleh karena itu, untuk menghilangkan pemikiran tersebut maka disusunlah makalah ini dengan judul “Perbedaan, Persamaan, Tugas dan Fungsi Sekretaris dan Penulis”.

B.     Rumusan Masala

            Apa perbedaan, persamaan, tugas dan fungsi antara Sekretaris dan penulis.

C.     Tujuan pembahasan

1)          Menjelaskan pengertian antara Sekretaris dan penulis.

2)          Mendeskripsikan tugas antara Sekretaris dan penulis.

3)          Menjelaskan fungsi Sekretaris dan penulis.

4)          Mengetahui perbedaan dan persamaan antara Sekretaris dan penulis.

D.    Lingkup pembahasan

Ruang lingkup makalah ini membahas perbedaan, persamaan, tugas dan fungsi Sekretaris dan penulis.

BAB II

PEMBAHASAN

SEKRETARIS

a. Pengertian sekretaris

Istilah sekretaris berasal dari Bahasa Latin yaitu secretum yang artinya rahasia. Dalam Bahasa Perancis disebut secretaire, dalam Bahasa Belanda yaitu secretares, sedangkan dalam Bahasa inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret yang berarti rahasia. Sesuai dengan asalnya, maka seorang sekretaris harus bisa menyimpan rahasia dalam arti rahasia perusahaan atau yang tidak perlu diketahui oleh orang lain atau para pegawai.

Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatyan operasional perusahaan.

b. Kedudukan dan peran sekretaris

Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja.

c. Ruang lingkup, tugas dan fungsi sekretaris

§         Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan.

§         Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern.

§         Menyelenggarakan rapat.

§         Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu / kunjungan.

PENULIS

a.      Pengertian Penulis

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, penulis bermakna sebagai orang yang bertugas menulis catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Sedangkan, notulen adalah sebuah ringkasan tentang hasil pembicaraan dalam rapat yang bersifat ringkas, padat, sistematis, dan secara menyeluruh. Notulen selalu memiliki keterkaitan dengan notulis. Notulis merupakan orang yang bertugas untuk membuat notulen. Untuk menghasilkan notulen yang baik seperti ciri-ciri di atas, maka dibutuhkan seorang notulis yang baik pula. Notulis hendaknya memiliki keterampilan menyimak dan menulis sehingga mampu menangkap seluruh isi pokok pembicaraan dan menuliskannya dalam notulen secara sistematis. Notulen memiliki beberapa fungsi yang vital terhadap kegiatan rapat tersebut, antara lain:

§         Sebagai bukti telah diadakannya suatu rapat.

§         Sebagai manometer atau ukuran kesuksesan rapat. Apakah semua tujuan rapat yang tertuang dalam notula telah berhasil dilaksanakan atau tidak.

§         Dapat digunakan sebagai acuan jika akan diadakan pembahasan mengenai kegiatan dalam notulen tersebut. Contoh kegiatan pembahasan notula rapat International Creative Content.

Selanjutnya dalam makalah ini saya akan mencoba mengartikan istilah penulis Yaitu orang yang tugas pekerjaannya menulis atau kecakapan kerja tulis-menulis termasuk orang yang mempunyai kecakapan menulis. Dalam hal ini dapat diterima penulis : sekretaris, tetapi penggunaanya masih terbatas.

Perbedaan antara penulis dengan sekretaris, jika ditinjau lebih luas sekretaris tidak sama dengan penulis. Misalnya saja dalam istilah Panitera (penulis di kejaksaan), Notulis (Orang yang bertugas sebagai penulis / menulis dalam sebuah forum).contohnya lagi dalam istilah Sek.Jen PBB, menteri Sek.Neg, Sek.Wil.Da. Dari contoh diatas sudah jelas sekretaris tidak bias diganti dengan penulis, dengan demikian istilah penulis lebih sempit dibanding sekretaris.

PERBEDAAN, PERSAMAAN, TUGAS DAN FUNGSI SEKRETARIS DAN PENULIS

Makalah ini Disusun Sebagai Bahan Diskusi dalam Mata Kuliah Kesekretariatan

Oleh:

Tisna Ardhiyanto. K        (K7407033)

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2009