Kenalan Dengan Surat Dinas

Surat Dinas yaitu : merupakan surat yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan dan pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintahan.

Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor yang lain atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat jabatan.

Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah atau bukan swasta. Namun, surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai surat dinas. Menulis surat dinas tentu berbeda dengan menulis kedua jenis surat yang lain yaitu surat pribadi dan surat niaga. Menulis surat dinas harus mengikuti aturan tertentu mengenai sistematika, isi, dan bahasa surat.

PERBEDAAN SURAT KELUARGA DENGAN SURAT DINAS

Surat Keluarga	Surat Dinas
Kertas Bebas	Kertas yang digunakan: ukuran folio atau kuarto.
Bentuk suratnya sederhana dan tanpa kepala surat dan nomor surat. Biasanya hanya ditulis tangan.	Bentuk baku (bentuk semi blok) surat keputusan menteri Negara pendayagunaan aparatur Negara No. 71/1993 tanggal 2 september 1993
Bahasa tidak baku, Ex. sapaan (-Nda)	Bahasa surat dinas: baku, formal, dan tegas

Berdasarkan Peraturan Mendiknas RI Nomor 42 Th 2006 macam-macam jenis surat yaitu:

1.      Surat dinas

2.      Nota dinas

3.      Memo

4.      Surat Pengantar

5.      Surat Edaran

6.      Surat Undangan

7.      Surat Tugas

8.      Surat Kuasa

9.      Surat Pengumuman

10.  Surat Pernyataan

11.  Surat Keterangan

12.  Berita acara

MENULIS SURAT DINAS

a.       Nama, lambang, urutan instansi tertinggi, kedudukan dan alamat instansi harus jelas tanpa singkatan sesuai peraturan terkait dan ditutup dengan garis penutup.

b.      Tanggal surat: Penulisan tanggal surat dinas, tidak perlu didahului nama kota karena sudah tercantum dalam alamat instansi pada kepala surat. Nama bulan tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka. Tahun juga ditulis lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma diatas. Ditulis di kanan sebaris dengan nomor surat,

Contoh:            9 April 2010.

c.       Nomor surat : Kata nomor ditulis lengkap dan diikuti tanda titik dua. Garis miring yang digunakan pada nomor dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti spasi. Kemudian angka tahun ditulis lengkap tidak diikuti tanda baca apapun.

            Contoh :                       Nomor : 269/H.23.1.FB/DT/2010

d.      Sifat surat : Kata sifat diisi dengan kualifikasi surat, yaitu sangat rahasia, rahasia, terbatas atau biasa. Dapat juga digabungkan dengan klasifikasi surat berdasarkan kecepatan penyampaiannya, yaitu sangat segera, segera atau biasa.   Contoh : Sifat: Rahasia/Segera.

e.       Lampiran: Kata lampiran ditulis lengkap dan diikuti tanda titik dua, kemudian dicantumkan jumlah dan nama barang yang dilampirkan, serta tidak diikuti tanda baca apapun. Penulisan jumlah yang dilampirkan dengan huruf, kecuali jumlah kata bilangan lebih dari dua kata.
Diketik dibawah nomor

Contoh :

Lampiran: dua puluh lembar atau

lampiran : 21 lembar

Apabila tidak ada yang dilampirkan, maka kata lampiran tidak perlu dicantumkan.

f.        Hal surat : Cukup mencantumkan kata hal, karena lebih singkat. Pokok surat yang dicantumkan diawali huruf kapital pada setiap kata dan tidak perlu digaris bawahi. Diketik dibawah lampiran

Contoh : - Hal : Laporan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip

g.       Alamat surat

1.      Surat dinas ditujukan kepada nama jabatan pada unit organisasi yang dituju bukan instansi

2.      Surat dinas yang ditujukan kepada Pejabat Pemerintah/Pejabat Negara ditulis dengan urutan sebagai berikut :  a. Nama jabatan;  b. Alamat;  c. Kota diikuti Kode Pos.

Contoh : Yth. Rektor UNS

Jalan Ir. Sutami No. 36 A , Kentingan

Surakarta 57773

Apabila menggunakan sapaan Ibu, Bapak, Sdr, diikuti dengan nama orang dan tidak diikuti dengan gelar .

h.       Isi surat

Singkat,  bahasa baku, menyesuaikan perihal surat

Terdiri pendahuluan, isi pokok, dan penutup.

Awal kalimat pendahuluan isi surat dinas diketik di bawah dan sejajar dengan alamat tujuan.

i.         Penandatanganan surat

Nama jabatan diketik dibagian kanan bawah, diakhiri dengan tanda baca koma (,)

Nama jabatan penanda tangan ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata, tanpa diberi tanda baca apapun lengkap dengan gelar akademik. Nama jabatan ini tidak perlu di tulis lengkap karena nama unit organisasi sudah dicantumkan lengkap pada kepala surat. Penulisan nama pejabat penanda tangan surat, ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata. Sedangkan NIP ditulis dengan huruf Kapital namun tanpa diikuti tanda baca apapun, contoh:

Dekan,

Tanda Tangan

Nama Pejabat

NIP ………….

j.        Tembusan : Kata tembusan diikuti tanda baca titik dua tanpa digarisbawahi dan tidak perlu menggunakan kata kepada Yth, disampaikan kepada Yth, dan tidak perlu menambah kata sebagai laporan atau arsip. Sebutan ibu, bapak dan sdr digunakan apabila diikuti dengan nama orang. Contoh :

Tembusan :

1. Rektor Universitas Sebelas Maret sebagai laporan

2. dst.

atau

Tembusan : 1. Bapak Nama Pejabat

Syarat sebuah surat dinas:

1.      Format dan bentuk surat menarik, yaitu tempat teratur dan tidak diletakkan seenaknya, isi tidak terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran dan tidak bertele-tele

2.      Bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif, sopan, mudah dipahami, simpatik, dan tidak menyinggung perasaan penerima,
harus bersih dan menggambarkan citra pengirimnya.

NOTA DINAS

1.      Surat yang isinya merupakan catatan singkat tentang pokok-pokok persoalan

2.      Sifatnya minta penjelasan dan keputusan

3.      Biasanya digunakan oleh atasan kepada bawahan atau dari bawahan kepada atasan dalam lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan.

MEMORANDUM (MEMO)

1.      Isinya sama dengan nota dinas

2.      Digunakan oleh antar pejabat yang setingkat atau oleh atasan kepada bawahan

3.      Sifat penyampaiannya tidak resmi (lugas) dapat ditulis tangan atau diketik.

Persamaan Memo dan Nota Dinas:

Digunakan untuk keperluan intern lembaga, tidak perlu dicantumkan identitas lembaga, cukup nama lembaga, lebih fleksibel dalam format dan isi surat

Perbedaan Memo dan Nota Dinas :

Memo	Not
vertikal ke atas atau  ke bawah, horizonta	Vertikal ke bawah, horizontal
Fungsi : mengingatkan	Fungsi : menjabarkan secara rinci isi surat keputusan atau surat instruksi yang dianggap perlu ditindaklanjuti

SOAL URAIAN

Mata Pelajaran : Korespondensi Bahasa Indonesia

Kelas / Semester          : XI / I

Hari, Tgl                       :

Waktu                          : 90 Menit

Penguji                         : Tisna Ardhiyanto Kurniawan

Kerjakan Soal di bawah ini!

1. Apakah yang dimaksud dengan surat dinas, nota dinas dan memo dinas?
2. Mengapa surat masih digunakan dalam urusan-urusan dinas?
3. Sebutkan macam-macam jenis surat yang termasuk surat dinas!
4. Tolong buat surat dinas dengan format dan bahasa yang benar!
5. Tolong buat nota dan memo dinas dengan format dan bahasa yang benar!