Jumat, 19 Agustus 2011

PENGERTIAN ARSIP, WARKAT DAN SEKRETARIS ARSIP

A.      Pengertian Arsip
Istilah arsip bisa mengandung berbagai macam pengertian. Pendefinisian
arsip dapat dipengaruhi oleh segi peninjauan, sudut pandang dan atau pembatasan ruang lingkupnya. Akan tetapi, untuk memahami arti dasar arsip, dirasa sangat penting untuk menjelaskannya berdasarkan etimologi atau asal-usul katanya.

Secaraetimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu “archief”, dan dalam bahasa Ingris disebut “arcihive”, berasal dari kata “arche” bahasa Yunani yang berarti permulaan. Kemudian dari kata “arche” berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi kata “archeon” yang berarti “gedung pernerintahan”. Gedung yang dimaksud tersebut, juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta, dsb.
Dalam bahasa Ingris, arsip juga sering dinyatakan dengan istilah file yang artinya simpanan, yaitu berupa wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, yang sering di sebut sebagai berkas. Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record dan warkat. Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dsb.), dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat; akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan.
Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu produk kantor (office work). Artinya, kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyirnpanan surat-surat dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai surnber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi.
Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971  pada Bab I, pasal 1  dikatakan bahwa “arsip’ ialah:
a.       Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan        

b.      Naskah-naskah yang dibuat da diterima Oleh Badan-badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Selanjutnya dalam pasal 2 diterangkan tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung-jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan da penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung-jawaban tersebut kepada Pemerintah.
B.     Karakter Arsip
Arsip memiliki karakter yang disebut karakteristik arsip, dimana karakteristik tersebut dapat membedakan kualitas arsip, karakteristik arsip tersebut antara lain :
1)      Otentik , arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya (kecuali arsip elektronik), meliputi; isi, struktur dan konteks. yaitu memiliki informasi mengenai waktu dan tempat arip diciptakan/diterima, memiliki arti/makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi, memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan, kegiatan, dan transaksi organisasi penciptanya.
2)      Legal , arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
3)      Unik , tidak dibuat massal atau digandakan, arsip berbeda dengan buku, jurnal dan bahan publikasi lainnya. Arsip menurut konteksnya, dan memiliki kronologi yang unik selalu merupakan satu-satunya produk. Adapun copy (duplikasi) arsip memiliki arti yang berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan maupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan kegiatan tersebut.
4)      Reliable , keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan
C.     Guna dan Fungsi Arsip
Selain arsip memiliki karakter, juga memiliki nilai guna dan fungsi. Nilai guna arsip terdiri dari nilai guna primer dan nilai guna skunder.
1)      Nilai guna primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan penciptanya baik lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. nilai guna arsip ini tidak hanya berguna sebagai penunjang tugas pada saat sedang berlangsung, tapi berguna pula untuk masa yang akan datang atau setelah kegiatan berlangsung demi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta maupun perorangan. Nilai guna primer meliputi nilai guna administrasi, hukum, keuangan, ilmiah/penelitian, dan teknologi.
2)      Nilai guna skunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta maupun perorangan lain (bukan pencipta) dan juga kepentingan umum sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna skunder meliputi nilai guna kebuktian dan informasional.
Sedangkan arsip memiliki fungsi untuk merekam pengalaman, memori, sejarah, penunjang aktifitas administrasi, manajemen dan organsasi, alat pengambil keputusan, bahan bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi baik politik, sosial, maupun budaya.
Dalam penggunaannya arsip dapat dibedakan menjadi dua, yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya dalam pelaksanaan kegiatan masih tinggi. Arsip tersebut digunakan dalam kegaitan operasional organisasi sehari-hari dan berisi informasi yang terbaru dan harus selalu tersedia sewaktu-waktu. Sedangkan Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya dalam pelaksanaan kegiatan sudah menurun. Arsip tersebut terkadang masih digunakan sebagai bahan referensi.
D.    Fungsi Arsip
Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsinya arsip dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Dalam literatur-literatur kearsipan (USA) kita mengenal pembedaan fungsi arsip atas records dan archives. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Atau dalam bahasa perundang-undangan kearsipan disebut sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).
Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam   penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
 Frekuensi penggunaan yang menurun sering menjadi problematika tersendiri di Indonesia apalagi bagi instansi yang tidak memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip), artinya bahwa semua tergantung bagaimana suatu instansi menilai bahwa suatu arsip sudah dikatakan menurun frekuensi penggunaannya, hal ini tentu saja harus didasarkan pada kebutuhan organisasi.. Sekedar sebagai gambaran, seorang ahli kearsipan menyebutkan bahwa arsip dapat dipertimbangkan menjadi inaktif apabila penggunaannya kurang dari 10 kali dalam satu tahun.
Bertitik tolak dari fungsi dan kegunaan arsip, maka arsip sebagai salah satu sumber informasi harus dikelola dalam suatu sistem/manajemen, sehingga informasi arsip memungkinkan untuk disajikan  secara tepat, kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah mungkin. Dengan demikian informasi yang terekam tersebut dapat digunakan di dalam menunjang proses pengambilan keputusan, perencanaan, pengorganisasian, pengawasan serta dapat dijadikan referensi sebagai input yang sangat signifikan bagi proses manajemen, baik bisnis maupun pemerintahan.


WARKAT
A.       Pengertian Warkat
Warkat yaitu suatu catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak yang dibuat orang dalam ranggka untuk membantu ingatan. Warkat juga dapat dikatakan sebagai alat pembayaran bukan tunai yang diperhitungkan melalui Kliring. Untuk keseragaman dalam penyelenggaraan Kliring Lokal maka Warkat wajib memenuhi spesifikasi teknis berupa kualitas kertas, ukuran, rancang bangun (format) dan mutu cetak.
B.       Jenis Warkat
Jenis Warkat yang dibakukan untuk diperhitungkan dalam Kliring adalah:
1.      Cek adalah cek sebagaimana diatur dalam Kitab Undang-undang Hukum Dagang (KUHD) termasuk jenis-jenis cek seperti cek deviden, cek perjalanan, cek pemberian atau cinderamata, dan jenis cek lainnya yang penggunaannya dalam Kliring disetujui oleh Bank Indonesia;
2.      Bilyet Giro adalah surat perintah dari nasabah kepada Bank penyimpan dana untuk memindahbukukan sejumlah dana dari rekening yang bersangkutan kepada rekening pemegang yang disebutkan namanya, termasuk Bilyet Giro Bank Indonesia (BGBI);
3.      Wesel Bank Untuk Transfer adalah wesel sebagaimana diatur dalam KUHD yang diterbitkan oleh Bank khusus untuk sarana transfer;
4.      Surat Bukti Penerimaan Transfer adalah surat bukti penerimaantransfer dari luar kota yang dapat ditagihkan kepada Bank Peserta penerima dana transfer melalui Kliring Lokal;
5.      Nota Debet adalah Warkat yang digunakan untuk menagih dana pada Bank lain untuk untung Bank atau nasabah Bank yang menyampaikan Warkat tersebut. Nota Debet yang dikliringkan hendaknya telah diperjanjikan dan dikonfirmasikan terlebih dahulu oleh Bank yang menyampaikan Nota Debet kepada Bank yang akan menerima Nota Debet tersebut; dan
6.      Nota Kredit adalah Warkat yang digunakan untuk menyampaikan dana pada Bank lain untuk untung Bank atau nasabah Bank yang menerima Warkat tersebut.
C.       Spesifikasi Teknis Warkat
Setiap Warkat wajib memenuhi spesifikasi teknis sebagai berikut.
  1. Kertas
Kualitas kertas yang digunakan harus memenuhi “The London Clearing Bank’s Paper Specification No. 1”/CBS 1 (96 gsm). Khusus untuk warkat pada penyelenggaraan Kliring Lokal dengan menggunakan sistem Manual dan Semi Otomasi Kliring Lokal (Semi Otomasi) selain menggunakan kertas CBS 1 juga dapat menggunakan kertas sekuriti/security paper (90 gsm). Yang dimaksud dengan kertas sekuriti adalah kertas yang dipakai untuk mencetak Dokumen Sekuriti yang memiliki cirri pengaman untuk menangkal usaha pemalsuan baik dengan cara peniruan maupun manipulasi.
  1. Ukuran
Ukuran Warkat yang digunakan merupakan ukuran seragam untuk semua jenis Warkat, Khusus untuk Warkat pada penyelenggaraan Kliring Lokal dengan menggunakan sistem Manual dan Semi Otomasi Kliring Lokal (Semi Otomasi) tidak ditentukan standar ketebalan Warkat.
  1. Rancang Bangun
Pembakuan Warkat tidak dimaksudkan untuk membakukan redaksi yang tercantum dalam Warkat melainkan untuk lebih memudahkan pengenalan dan pemeriksaan Warkat maupun sandi/informasi yang tercantum di dalamnya. Adapun rancang bangun Warkat perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a)      Nilai nominal pada Warkat harus dapat terlihat dengan jelas. Untuk keperluan tersebut maka nilai nominal dalam angka dicantumkan di sebelah kanan sejajar dengan baris nilai nominal dalam huruf;
b)      Nama/logo Bank penerbit dicetak lebih jelas daripada cetakan lainnya pada Warkat dimaksud dan ditempatkan pada bagian atas Warkat;
c)      Nomor seri Warkat dicetak dan ditempatkan pada bagian atas Warkat;
d)      Ruangan untuk tanda tangan harus cukup luas dan ditempatkan di sebelah kanan bawah, di atas clear band;
e)      Dalam hal diperlukan personalisasi nasabah, maka nama nasabah ditempatkan di sebelah kiri bawah sejajar dengan tanda tangan.
  1. Clear Band
Clear band adalah ruang kosong pada bagian bawah, khusus untuk Warkat Kliring yang digunakan pada penyelenggaraan Kliring Lokal dengan menggunakan sistem Manual dan Semi Otomasi Kliring Lokal (Semi Otomasi) pengisian MICR pada Clear Band tidak perlu dilakukan sehingga penandatanganan dan penulisan nama penarik dapat melewati Clear Band
  1.  Garis Batas
Sebuah garis batas sejajar batas bawah sepanjang Warkat harus dicetak pada ukuran 1/8 (satu per delapan) inci di atas batas atas clear band.
  1. Pembedaan Warna
Untuk mempermudah mengenali dan membedakan Warkat dalam pengolahan di tempat Peserta Pengirim, Penyelenggara maupun Peserta Penerima maka pada sudut kanan atas semua Warkat dari jenis Nota Kredit harus diberi tanda dengan bentuk segitiga siku-siku berwarna merah tua, dengan ukuran sisi tegak masing-masing 1,5 (satu setengah) sentimeter.
  1. Pertinggal (Cheque Stub)
Untuk keperluan administrasi terhadap penarikan atau penerbitan Cek/Bilyet Giro pada setiap lembar Warkat dapat ditambahkan lembar pertinggal yang dapat ditempatkan pada sebelah kiri atau sebelah atas Warkat atau diadministrasikan di bagian depan/belakang bundel warkat atau berupa carbonized paper.
8.      Perforasi
Untuk menghindari kerusakan pada waktu pengolahan oleh mesin baca pilah dan atau MICR Encoder/Reader-Encoder, perforasi untuk memisahkan Warkat dengan lembar pertinggal dapat ditempatkan pada sebelah kiri atau sebelah atas Warkat. Dalam hal digunakan Continuous Form Cheque, perforasinya disesuaikan dengan kebutuhan dan harus dilakukan secara deep cut. Selain itu lem perekat dilarang digunakan pada Warkat, kecuali apabila ditujukan untuk menjilid blanko Warkat yang telah diperforasi.
D.       Record Retention Schedule
record retention schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi, maupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan yang dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.
Penggolongan records dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara ( temporary storage) atau kapan suatu records ttersebut harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya (permanent storage ).
Records terbagi menjadi 4 golongan, yaitu :
1.      Records yang tidak penting (non essential)
2.      Records yang tidak dimanfaatkan
3.      Records yang penting
4.      Records yang sangat penting.
DOKUMEN
A.   Pengertian Dokumen
Dokumen yaitu suatu aktifitas mengumpulkan, mengklasifikasikan, menyebarkan semua macam dokumen dalam bidang kegiatan manusia. Dokumen juga dapat diartikan sebagai suatu naskah/arsip/informasi yang disimpan sebagai bukti atau bahan konsultasi. Sementara Keith Davidson, Presiden Xplor International, (Electronic and Document System Association), menegaskan bahwa dokumen adalah "package of data structure for informational purposes". Sedangkan bagi Xerox Corporation, dokumen merupakan "the most important vehicle for the transmission of information between people".
Maka jelas bahwa dokumen merupakan suatu sarana transformasi informasi dari satu orang ke orang lain atau dari suatu kelompok ke kelompok lain. Ini menuntun kita kepada pembahasan kandungan yang ada dalam suatu dokumen, dan bukan medianya. Kandungan yang dimiliki oleh sebuah dokumen meliputi berbagai kegiatan yang diawali dengan bagaimana suatu dokumen dibuat, dikendalikan, diproduksi, disimpan, didistribusikan, dan digandakan. Bayangkan betapa pentingnya peranan dokumen, baik dalam kehidupan kita sehari-hari, organisasi, terlebih bisnis. Tambahan lagi perkembangan manusia dan peradabannya pun mempengaruhi dan berkembang dengan bantuan dokumen. Kegiatan dokumentasi data sangat penting dilakukan untuk tujuan:
  1. Mengamankan data dan informasi penting
  2. Mempermudah dalam pelaksanaan pemasukan data (data entry)
  3. Mempermudah dalam pelaksanaan akses data (data retrieval)
  4. Membantu dalam perancangan dan pelaksanaan aktivitas pengelolaan plasma nutfah secara keseluruhan
  5. Mempermudah dalam melakukan monitoring status pengelolaan plasma nutfah.
B.    Jenis, Format dan Media Dokumen
Banyak ragam jenis dokumen, antara lain formulir, laporan, produk hukum, brosur, piagam, dan sebagainya. Formatnya bisa dalam bentuk cetak, suara, video, audio, gambar, dan sebagainya. Medianya bisa berupa kertas, disket, multimedia, CD-ROM, chip dan sebagainya. Jenis, format, dan media dokumen akan terus berkembang seiring dengan kemajuan teknologi.
C.       Tahapan dalam Dokumentasi Data
Sebelum melakukan kegiatan dokumentasi, maka ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar kegiatan dokumentasi dapat berlangsung efektif dan efisien, yaitu:
  1. Memutuskan tujuan kegiatan dokumentasi. Dalam hal ini dianalisis apakah untuk inventarisasi data saja, untuk monitoring status data secara berkala, untuk melayani kegiatan pengelolaan internal plasma nutfah yang bersangkutan, untuk melayani pesanan data bagi pengguna intern, untuk melayani pesanan data bagi pengguna ekstern, ataukah mencakup kesemuanya ?
  2. Menetapkan skala prioritas kegiatan yang perlu didokumentasikan.
    Perlu ditentukan pada pos kegiatan mana saja diperlukan kegiatan dokumentasi dan pada pos kegiatan yang mana pula belum perlu untuk dilakukan kegiatan dokumentasi. Demikian pula pada pos kegiatan mana saja diperlukan komputerisasi data, dan pada pos kegiatan mana pula cukup dilakukan dokumentasi secara manual.
    Hal tersebut harus disesuaikan dengan kondisi, kemampuan dan ketersediaan sumberdaya.
  3. Pengelompokan data sesuai dengan macam dan tipenya.
    Dengan mengelompokkan data sesuai dengan macam dan tipenya, maka data akan terorganisir secara sistematis serta akan memudahkan dalam memelihara integritas data.
  4. Merencanakan format sistem dokumentasi yang akan digunakan.
  5. Jika mengunakan sistem dokumentasi secara komputerisasi, maka pada tahap ini mulai ditetapkan perangkat lunak apa yang akan digunakan, direncanakan pula bagaimana tampilan form yang diinginkan, berapa banyak menu yang ada di tiap form, apa saja macam menu yang ada, dan sebagainya. Perancangan tentunya tetap mengacu pada prinsip efisiensi, yaitu penggunaan format seringkas mungkin, namun tidak mengurangi kinerja yang diharapkan.
D.       Beberapa tahapan operasional dalam kegiatan dokumentasi data meliputi:
  1. Inventarisasi data, yaitu pengumpulan data yang berasal dari hasil suatu kegiatan baik eksplorasi, konservasi, rejuvenasi, karakterisasi maupun evaluasi.
  2. Transkripsi data, yaitu kegiatan penentuan dan penyeragaman format data ke dalam bentuk format yang sesuai dengan yang diinginkan. Dalam database komputer, pada kegiatan ini perlu memperhatikan apakah data berupa teks (text), angka (numeric), atau yang lainnya. Perlu diperhatikan pula berapa panjang digit data (field) yang telah ditentukan dalam format sistem dokumentasi. Selain bertujuan untuk mempermudah nantinya dalam kegiatan validasi data, transkripsi data dilakukan dilakukan pula untuk mengelompokkan data ke dalam bentuk pengelolaan yang sistematis.
  3. Entri data, yaitu pemasukan atau perekaman data ke dalam media penyimpan yang dikelola dalam bentuk sistem basis data (database). Pemasukan data dapat dilakukan secara manual (ke dalam buku catatan) atau komputerisasi (data disimpan berupa file). Dalam database komputer, perancangan sistem harus mengacu pada prinsip efisiensi, yaitu penggunaan format seringkas mungkin, namun tidak mengurangi kinerja yang diharapkan.
  4. Verifikasi dan validasi data, yaitu pengecekan apakah data yang dimasukkan telah memenuhi kriteria yang diinginkan, yaitu logis dan benar (valid). Dalam database komputer, kegiatan ini dapat dilakukan secara otomatis.
  5. Pemeliharaan, yaitu pengupayaan agar data yang disimpan akan selalu mengalami peningkatan volume dan bersifat up to date (terkini).
  6. Pengembangan sistem dokumentasi, yaitu upaya peningkatan kinerja dari sistem dokumentasi agar senantiasa dapat digunakan sesuai dengan yang dinginkan.









PENUTUP
Pengertian arsip yaitu warkat yang dibuat secara manual maupun elektronik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, disimpan secara sistematis agar mudah diketemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Pengertian warkat yaitu suatu catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak yang dibuat orang dalam ranggka untuk membantu ingatan.
Pengertian dokumen yaitu suatu aktifitas mengumpulkan, mengklasifikasikan, menyebarkan semua macam dokumen dalam bidang kegiatan manusia












Daftar Pustaka
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami dan mengelola Informasi dan Dokumen, Jakarta: Gramedia, 2003.
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami dan mengelola Informasi dan Dokumen (Jakarta:
www.google.com / Pengertian warkat
www.google.com / Pengertian dokumen

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar