PERBEKALAN / PERABOTAN / ALAT – ALAT KANTOR

Pada bab ini akan dijelaskan tentang pengertian perbekalan, macam – macam perbekalan dan pengelolaan perbekalan /perabotan / alat – alat kantor. Materi ini sangat berguna bagi kita sebagai mahasiswa untuk bekal dalam mengelola fasilitas perbekalan yang ada dalam suatu organisasi / instansi.

Adapun tujuan instruksional umumnnya adalah mahasiswa dapat memahami pengertian, tujuan, macam – macam dan pengelolaan perbekalan. Tujuan khususnya adalah :

1.      Dapat menjelaskan pengertian perbekalan.

2.      Dapat menjelaskan tujuan perbekalan.

3.      Dapat menjelaskan macam – macam perbekalan.

4.      Dapat menjelaskan tentang pengelolaan perbekalan.

A.     Pengertian Perbekalan

Perabot kantor  yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.

Peralatan kantor (Office supplies) adalah seluruh peralatan yang digunakan dalam kegiatan penyelesaian pekerjaan tata usaha yang terdiri dari mesin-mesin kantor dan alatalat bukan mesin. Perlengkapan kantor (office equipment) adalah segenap benda yang digunakan untuk membantu kelancaran penyelesaian pekerjaan kantor.

Istilah perbekalan sering disampaikan dengan istilah perabot kantor atau perlengkapan kantor. Padahal yang dimaksud perabot kantor antara lain meja tulis, kursi, lemari arsip, lemari besi dan sebagainya. Sedangkan yang dimeksud perlengkapan kantor yaitu semua benda yang terdapat didalamnya dan diperlukan dalam rangka proses kegiatan kantor. Berdasarkan pengertian – pengertian diatas maka perbekalan mempunai suatu pengertian sebagai berikut perbekalan adalah mencakup semua barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergetak sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.

Aktivitas perbekalan didalam organisasi mempunyai beberapa tujuan antara lain :

1.      Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas – tugas pokok organisasi.

2.      Mengetahui barang peralatan yang rusak dan tidak bisa diperbaiki sehingga harus dimusnahkan atau yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki.

B.     Macam – macam perbekalan / perabot

Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya perbekalan kantor yang memadahi takmungkin ada hasil kantor yang baik. Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan - bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.

Peralatan Kantor terdiri dari :

1. Perabot kantor  yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
2. Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:

1. Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb.
2. Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb.

3. Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.
4. Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.
5. Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor  sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.

                                    Gambar Peralatan Kantor

Adapun macam – macam perbekalan kantor yaitu :

Ø      Pebekalan gedung, seperti ruang pimpinan, ruang guru, kamar kecil dsb.

Ø      Perbekalan kantor, seperti mebelair pimpinan, mebelair karawan dsb.

Ø      Perbekalan ruang kelas, seperti meja dan kursi guru, meja dan kursi murid, penggaris, papan tulis, kapur tulis dsb.

Macam – macam perbekalan diatas dapat dibedakan lebih lanjut sebagai berikut :

1.      Ditinjau dari tetap dan tidak tetap, terdiri dari 2 kelompok :

a.       Benda tetap : tanah, gedung, peralatan.

b.      Benda tidak tetap : kertas tinta kapur, dan lain – lain.

2.      Ditinjau dari segi peralatan, terdiri dari 4 kelompok :

a.       Benda peralatan umum, seperti untuk kelas dan kantor.

b.      Benda peralatan khusus, seperti pembersih kamar mandi dan WC.

c.       Peralatan laboraturium, seperti rak,ohp dan lain - lain.

d.      Peralatan lain, seperti buku, benda pustaka, dan lain – lain

3.      Ditinjau dari segi kegunaannya, terdiri dari dua kelompok :

a.       Benda peralatan untuk kelas, sepertu meja,kursi, papan tulis.

b.      Benda peralatan untuk kantor, seperti almari, meja, kursi, telepon, mesin ketik dan sebagainya.

4.      Ditinjau dari segi umum yang dipakai instansi, terdiri dari :

a.       Benda tahan lama, yaitu benda – benda yang dapat dipergunakan terus menerus, untuk waktu yang relativ cukup lama ( kurang lebih 10 tahun ). Misalnya Peralatan perabot kantor, meja kursi dan lain sebagainya.

b.      Benda habis pakai, yaitu benda – benda yang apabila dipakai lekas habis. Misalna karbon, kertas, kapur tulis, sheet, tinta dan sebagainya.

C.     Pengelolaan Perbekalan

Untuk menangani masalah peralatan/perbekalan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

1. Pengadaan, yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.

2. Penyimpanan, yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).

3. Pengeluaran/Pendistribusian, yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.

4. Pemeliharaan, yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.

5. Penghapusan, yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.

Barang-barang perlengkapan/peralatan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara dan dikelola agar selalu siap untuk digunakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat anggaran kantor.

Cara–cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut ;

1.      Menurut Tempat Barang

a.       Ada dalam gudang/persediaan

Dilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan  selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang.

Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat.

b.      Ada dalam pemakaian

Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman.
Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi.

2.      Menurut Jenis Barang

a.                               Barang bergerak (bisa dipindahkan)

b.               Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya. Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat.

c.                               Barang Tetap (tidak bisa dipindahkan)

d.               Digunakan secara baik dan sesuai prosedur. Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi.

3.      Menurut Kurun Waktu

a.                      Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan dan menggunakan sesuai prosedur.

b.                     Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan, semester atau tahunan. Contohnya: mesin tik atau mesin kantor yang lain di cek kelayakannya/diperbaiki secara berkala setiap 3 bulan sekali.